Бухгалтер на аутсорсе · Пошагово
21 мая 2026 г. · 3 мин чтения
Как рассчитать НДФЛ для удаленного сотрудника в 2026
Для удаленного сотрудника в 2026 году НДФЛ рассчитывается по ставке 13% с учетом налогового статуса: если сотрудник находится в России более 183 дней в году, ставка 13% (15% при доходе свыше 5 млн руб.). Пример: зарплата 100 000 руб., НДФЛ = 100 000 × 13% = 13 000 руб.
Что понадобится для расчёта
Для расчёта НДФЛ удалённого сотрудника в 2026 году вам потребуется: сумма начисленной зарплаты, налоговый статус сотрудника (резидент или нерезидент), а также информация о праве на налоговые вычеты (стандартные, социальные, имущественные). Учитывайте, что с 2026 года прогрессивная шкала НДФЛ применяется при превышении дохода 5 млн рублей в год.
Пошаговый расчёт — 6 шагов
- 1Шаг 1: Определите налоговый статус сотрудникаНалоговый статус зависит от времени нахождения в России за последние 12 месяцев. Если сотрудник находится в РФ более 183 дней — он резидент, ставка НДФЛ 13% (15% при доходе свыше 5 млн руб.). Если менее 183 дней — нерезидент, ставка 30% на доходы от трудовой деятельности. Пример: сотрудник работает из-за границы 200 дней в году, значит он резидент, ставка 13%.
- 2Шаг 2: Определите сумму дохода за месяцВозьмите начисленную зарплату (оклад, премии, надбавки). Например, удалённый сотрудник получает оклад 120 000 руб. и ежемесячную премию 30 000 руб. Итого доход = 150 000 руб.
- 3Шаг 3: Проверьте право на налоговые вычетыСотрудник может получить стандартные вычеты (на детей, на себя), социальные (лечение, обучение) и имущественные (при покупке жилья). Вычеты уменьшают налогооблагаемую базу. Пример: у сотрудника двое детей, вычет на каждого — 1 400 руб. в месяц (до дохода 350 000 руб. в год). Общий вычет = 1 400 × 2 = 2 800 руб.
- 4Шаг 4: Рассчитайте налоговую базуНалоговая база = начисленный доход – вычеты. Пример: доход 150 000 руб., вычеты 2 800 руб. База = 150 000 – 2 800 = 147 200 руб.
- 5Шаг 5: Примените ставку НДФЛДля резидента: 13% от базы, если доход с начала года не превысил 5 млн руб. Если превысил — 15% с суммы превышения. Для нерезидента: 30% без вычетов. Пример: база 147 200 руб., ставка 13%. НДФЛ = 147 200 × 13% = 19 136 руб.
- 6Шаг 6: Удержите налог и перечислите в бюджетУдержите НДФЛ из зарплаты при выплате. Перечислить налог нужно не позднее дня, следующего за выплатой дохода. Пример: зарплата за апрель выплачена 10 мая, НДФЛ 19 136 руб. нужно перечислить до 11 мая. Для удалённых сотрудников-нерезидентов также применяется ставка 30%, вычеты не предоставляются.
Частые ошибки при расчёте
Неправильное определение налогового статуса: считают по календарному году, а нужно за 12 последовательных месяцев.
Забывают применять прогрессивную шкалу при доходе свыше 5 млн руб. в год.
Предоставляют вычеты нерезидентам — вычеты положены только резидентам.
Не учитывают, что удалённый сотрудник за границей может стать нерезидентом, если находится в РФ менее 183 дней.
Ошибаются в дате перечисления НДФЛ: путают с выплатой зарплаты.
Частые вопросы
Какой НДФЛ удерживать с удалённого сотрудника, работающего из-за границы?
Если сотрудник находится за границей более 183 дней в году, он нерезидент, ставка НДФЛ 30% с доходов от трудовой деятельности. Вычеты не предоставляются. Пример: зарплата 100 000 руб., НДФЛ = 30 000 руб.
Нужно ли платить НДФЛ с зарплаты удалённого сотрудника, если он работает из другого региона России?
Да, НДФЛ удерживается по ставке 13% (или 15% при превышении 5 млн руб.) независимо от региона. Статус резидента определяется по нахождению в РФ, а не в регионе.
Как рассчитать НДФЛ, если удалённый сотрудник имеет право на вычет на ребёнка?
Вычет предоставляется, если сотрудник резидент. Например, зарплата 80 000 руб., вычет на одного ребёнка 1 400 руб. Налоговая база = 80 000 – 1 400 = 78 600 руб. НДФЛ = 78 600 × 13% = 10 218 руб.
Можно ли не удерживать НДФЛ, если сотрудник работает по договору ГПХ?
Нет, НДФЛ удерживается с вознаграждения по договору ГПХ. Ставка для резидента 13%, для нерезидента 30%. Пример: вознаграждение 50 000 руб., резидент, НДФЛ = 6 500 руб.
Как часто нужно отчитываться по НДФЛ за удалённых сотрудников?
Ежеквартально сдаётся расчёт 6-НДФЛ, ежегодно — справки 2-НДФЛ. Сроки: 6-НДФЛ до 25 апреля, июля, октября и января; 2-НДФЛ до 1 апреля следующего года.